Emissione Note di Credito clienti con saldo o compensazione

In questo articolo analizzeremo le Note di Credito verso clienti, uno strumento che di norma non si usa moltissimo ma che nella normale vita di un’azienda risulta utile e spesso necessario per regolare correttamente i rapporti con i propri clienti. Vediamo intanto di cosa si tratta. Useremo come sempre il programma gestionale Amica 10 e la nostra azienda di esempio che stiamo aggiornando di articolo in articolo.

La Nota di Credito è un documento che provvede ad effettuare una diminuzione di valore (a volte anche integrale) relativamente ad una o più fatture. Le motivazioni per emettere una Nota di Credito previste dalla legge sono varie; nel paragrafo che segue faremo una rapida analisi delle casistiche e delle regole per la corretta gestione di questo documento che ha alcuni aspetti delicati.

Regole e limiti nella emissione di Note di Credito

Ecco i casi più frequenti nei quali si emette una Nota di Credito:

  • prestazione concordata non svolta completamente o correttamente
  • errori nel calcolo dell’imposta, dell’imponibile o di entrambi
  • reso di materiali difettosi non sostituibili
  • accordi di reso di cui si verificano le condizioni
  • mancata concessione di sconti o condizioni di sconto intervenute dopo l’emissione della fattura

Le Note di Credito sono regolate dall’art. 26 del DPR n. 633/72 (Legge IVA) e non possono essere emesse a semplice discrezione del contribuente, ma sono sottoposte ad alcune regole, pena la loro nullità assoluta. In generale è previsto che tutte le Note di Credito debbano essere emesse entro un anno dalla “effettuazione dell’operazione” (di norma l’emissione della fattura relativa ad una fornitura e/o ad una prestazione) se la variazione dell’imponibile deriva da un sopravvenuto accordo tra le parti. Sono però espressamente previsti alcuni casi in cui limite di un anno è superato e non vengono posti limiti di tempo per l’emissione:

  • situazioni che portano alla nullità, all’annullamento, alla revoca, alla risoluzione, alla rescissione e similari della cessione/prestazione (se non derivanti da accordo tra le parti in un momento successivo)
  • la presenza di sconti e abbuoni già previsti nel contratto originale (e quindi non accordati successivamente)
  • mancato pagamento (totale o parziale) a seguito di procedure concorsuali o di procedure esecutive con esito negativo

Queste sono le previsioni di legge; negli anni però ci sono state alcune risoluzioni di Agenzia delle Entrate che hanno aggiunto alcuni i casi di interpretazione. Elenco di seguito i più comuni:

Per approfondimenti vi invito a rileggere il nostro precedente articolo sull’argomento. Vi consiglio di farlo con attenzione per acquisire tutti gli elementi necessari ad una corretta gestione delle Note di Credito e per sapere se e come emettere questo documento nei confronti dei vostri clienti; un errore che invalidasse, in caso di ispezione, una o più Note di Credito, soprattutto se di importo rilevante, renderebbe di fatto non valido il vostro bilancio con tutte le conseguenze che questo comporta. Egualmente importante è capire se le Note di Credito devono essere emesse, per requisito, con o senza IVA (esenzione art 26 del DPR n. 633/72).

Registrazione di una Nota di Credito

Vediamo con un esempio come, dal punto di vista della contabilità ordinaria, va trattata una Nota di Credito. Le Note di Credito possono essere emesse sia a fronte di fatture di servizi che a fronte di fatture di merci. Supponiamo che per la nostra fattura N. 2 del 02/01/2014 i servizi fatturati (€300,00) siano da stornare di €100,00 per un errore di fatturazione. Emetteremo la Nota di Credito e la registreremo in questo modo:

CONTODAREAVERE
400.20 RICAVI DA FORNITURA DI SERVIZI€100,00
230.30 IVA VENDITE€22,00
120.001 CLIENTE PINCO PALLINO€122,00

Registrazione in contabilità di una Nota di Credito

Registrazione in contabilità di una Nota di Credito

Come si rileva facilmente dalle scritture, i ricavi da servizi diminuiscono di €100,00, che storniamo, l’IVA vendite parimenti diminuisce di €22,00 ed il debito del cliente nei nostri confronti scende dell’importo che gli abbiamo accreditato, cioè €122,00. La registrazione ottiene, dal punto di vista contabile, l’effetto generato dall’emissione della Nota di Credito, tutti i conti movimentati dall’emissione della fattura vengono corretti con il valore della Nota di Credito.

Ora, sulla base degli accordi contrattuali col cliente, abbiamo due possibilità per quanto riguarda la chiusura del debito derivante dalla Nota di Credito verso il cliente: saldarlo pagando al cliente l’importo oppure compensare questa Nota di Credito con altri debiti del cliente.

Vediamo come fare la registrazione nel caso, banale dal punto di vista contabile, in cui dobbiamo saldare il debito al cliente. Di fatto è l’equivalente del saldo di una fattura ad un fornitore:

CONTODAREAVERE
150.10 BANCA POPOLARE€122,00
120.001 CLIENTE PINCO PALLINO€122,00

Registrazione del saldo diretto al cliente di una Nota di Credito

Registrazione del saldo diretto al cliente di una Nota di Credito

In seguito a queste registrazioni nel mastrino del cliente avremo evidenza del saldo effettuato della Nota di Credito. Per quanto riguarda invece il saldo per compensazione, esso può essere fatto in due modi, registrando semplicemente l’incasso da parte del cliente dell’importo per differenza oppure riportando nel libro giornale l’evidenza dei due importi concorrenti a costituire l’importo incassato. Ovviamente è di gran lunga preferibile la seconda soluzione in quanto rende più chiaro ed immediatamente evidente quanto successo, cioè che il cliente ha pagato un importo più basso in compensazione di debiti e crediti.

Partendo dalla situazione del nostro Cliente Pinco Pallino e sulla base delle registrazioni fatte, al momento nel mastrino abbiamo un debito di €1.220,00 derivante dalla fattura N. 4 pagata per solo metà dell’importo, e poi abbiamo un debito di €122,00 derivante dalla Nota di Credito appena emessa; risulta un saldo a nostro favore pari a €1.098,00. Supponiamo quindi che il cliente, compensando crediti e debiti, ci paghi quanto ancora ci deve. Vediamo le due registrazioni e poi ne commenteremo differenze e vantaggi.

Registrazione semplice dell’incasso

CONTODAREAVERE
150.10 BANCA POPOLARE€1.098,00
120.001 CLIENTE PINCO PALLINO€1.098,00

Registrazione semplice all'incasso di una Nota di Credito

Registrazione semplice all’incasso di una Nota di Credito

Registrazione con evidenza degli importi

CONTODAREAVERE
150.10 BANCA POPOLARE€1.098,00
120.001 CLIENTE PINCO PALLINO€1.220,00
120.001 CLIENTE PINCO PALLINO€122,00

Registrazione di una Nota di Credito, con evidenza degli importi

Registrazione di una Nota di Credito, con evidenza degli importi

Come si può notare, nel secondo esempio, pur entrando in banca sempre l’importo corretto, nel mastrino del cliente (e quindi anche nel Libro Giornale) gli importi relativi al cliente compaiono separati e indicati per singolo documento. In questo modo, oltre ad averne una evidenza per importo che rende tutto più chiaro, è anche possibile, sia che si tenga un libro giornale cartaceo sia che si utilizzi un gestionale, annotare in ogni riga relativa al cliente a quale numero e data documento si riferisce l’importo. Penso risulti evidente a tutti come, in questo modo, l’analisi di un mastrino complesso diventi più facile ed agevole evitando di incorrere in errori ed in anomalie.

Come avete visto, le operazioni che sovraintendono alla gestione delle Note di Credito ed alla loro gestione come incasso non sono particolarmente complesse, però hanno alcune particolarità a è necessario prestare attenzione per avere una gestione dell’azienda sempre trasparente e di facile comprensione. Anche qui, come in altri capitoli, abbiamo visto diverse modalità per fare le registrazioni di contabilità, tutte formalmente e fiscalmente corrette, ma decisamente differenti per quanto riguarda la qualità dal punto di vista gestionale.

Adottare in modo sistematico questi suggerimenti, e ne troverete anche nei prossimi articoli, vi permetterà di avere sempre una contabilità trasparente in caso di controlli ma soprattutto una facile comprensione per sia per voi che per i vostri collaboratori. Tutto questo è particolarmente vero per aziende con molti clienti e con contabilità complesse; il leggero aggravio di lavoro nel tenere una contabilità più analitica viene poi ripagato da tempi di analisi (ed anche, quando è necessario, di ricerca e risoluzione di errori) ridotti, nonché da una maggior facilità di accesso ai dati ed alle informazioni aziendali.

Vi diamo appuntamento al prossimo articolo della serie Guida Pratica alla Contabilità, nel quale analizzeremo le operazioni relative alle Note di Credito che riceviamo dai Fornitori.

Gli articoli precedenti della serie:

Stefano Gardini

Co-Fondatore e Amministratore di CIR 2000 e della linea di software gestionali Amica.

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28 commenti su “Emissione Note di Credito clienti con saldo o compensazione”

    ferro massimiliano29 aprile 2015 / Rispondi

    emessa fattura nel 2014 verso p.a. (formato cartaceo) devo emettere nota di credito deve essere elettronica?
    grazie

      Stefano Gardini30 aprile 2015 / Rispondi

      Dipende verso quale pubblica amministrazione. Nel 2014 solo alcune avevano obbligo di fattura elettronica. Comunque non serve NC basta emettere il formato elettronico ed inviarla.

        patrizia28 aprile 2017 / Rispondi

        Buonasera,
        Nel commercio, Emettendo una fattura immediata per merce acquistata e scalata di una nota di accredito, il cliente mi paga direttamente a vista in contanti o carta di credito la differenza tra i due documenti emessi, La dicitura corretta di pagamento da mettere sulla fattura è il reale tipo di pagamento o in quel caso si emette in rimessa diretta, in quanto l’importo della fattura non corrisponde alla cifra corrisposta ma ad una differenza tra due importi? In caso di controlli se questa dicitura non dovesse essere corretta si potrebbe andare incontro a dei problemi?

          Stefano Gardini4 maggio 2017 / Rispondi

          Va bene il rimessa diretta. Nessun problema in caso d controlli.

            Patrizia4 maggio 2017 /

            grazie per la sua cortese risposta in merito.

    Giacomo Sanna15 febbraio 2016 / Rispondi

    Salve,
    il servizio che utilizzo per la fatturazione elettronica e la conservazione digitale (FatturaFacile.com), mi suggerisce di emettere Nota di credito ogni qualvolta una fattura viene scartata dalla PA. Secondo voi è corretto? Non basta rinviare la fattura?

      Stefano Gardini16 febbraio 2016 / Rispondi

      Secondo me basta riemmetterla corretta. Credo che sia una procedura automatica ed un po’ ‘furba’ per far proliferare il numero dei documenti da conservare. Se la PA mi scarta una fattura per due volte faccio 5 documenti da conservare… Moltiplichiamo per il numero di aziende che fatturano alla PA e si capisce…

    Antonella17 giugno 2016 / Rispondi

    Salve volevo sapere se un fornitore può mettere in fattura per acconto una nota credito?io ho versato un’acconto, il fornitore ha fatto fattura d’acconto e poi quando ha fatto la fattura complessiva ha emesso una nota credito facendola figura come acconto versato è possibile?

      Stefano Gardini17 giugno 2016 / Rispondi

      Se ho capito bene il meccanismo, sì. E’ un modo un po’ ‘strano’ di gestire un acconto ma accettabile e regolare.

    marco20 giugno 2016 / Rispondi

    Buongiorno sig. Stefano, grazie per i suoi suggerimenti. ho un dubbio, poiché si tratta della prima volta in cui mi trovo in questa situazione. Soo un giornalista e ho emesso fattura lo scorso febbraio verso una casa editrice per un importo di circa 5mila euro. A causa di una controversia sulla qualità della mia prestazione professionale, in un primo momento la casa editrice si è rifiutata categoricamente di pagare, chiedendo l’emissione di una nota di credito. Che non ho emesso. In seguito, dopo molte discussioni e un accordo, la casa editrice ha riconosciuto il 90% del mio lavoro e ora chiede una nota di credito e una nuova fattura. Sono un principiante della partita iva, dunque ho un dubbio che stimo congruo alla mia ignoranza: se storno 5mila euro (che non ho incassato) e successivamente ne fatturo 4mila… dovrò essere io versare dei soldi alla casa editrice? chiedo scusa, ma non ho ancora compreso il meccanismo. grazie per la sua attenzione ed eventuale risposta. buona serata.

      Stefano Gardini22 giugno 2016 / Rispondi

      Beh dipende se hai già incassato i 5.000. Da quanto capisco no. Io farei una NC di 1000 euro e chiederei il saldo della differenza. Devi restituire i 1000 euro solo se hai già incassato i 5000.

        marco23 giugno 2016 / Rispondi

        grazie Stefano!
        seguirò il suo suggerimento. buona giornata.

    pasquale29 agosto 2016 / Rispondi

    una ditta nel 2015 non ha ottenuto il pagamento totale di 5 fatture , il bilancio chiuso 2015 con dichiarazione e pagamento dell’iva. Adesso dopo un anno è possibile recuperare con delle note di credito l’iva pagata all’erario e non solo ? cioe è possibile emettere delle note di credito dopo un anno ? le fatture non sono mai state pagate.

    grazie

      Stefano Gardini31 agosto 2016 / Rispondi

      Ci deve essere un motivo contrattualmente previsto. L’emissione di Note di Credito a fronte di mancato pagamento non è ammessa ed è considerata una forma di evasione dell’Iva.

    Giovanni. Ferraro6 ottobre 2016 / Rispondi

    Buon Giorno, sono un dirigente medico ASP Catanzaro e mi occupo del controllo e liquidazione delle prestazioni rese dalle strutture accreditate ( Lab. Analisi ) .Con sentenza il Tribunale di Lamezia Terme ha intimato il pagamento degli interessi moratori a decorrere dal 90° giorno dell’emissione della fattura emessa per il volume delle prestazioni rese. Sulla fattura emessa è stata emessa successivamente una nota di credito a storno parziale per prestazioni non riconosciute. Il calcolo degli interessi deve decorrere dall’emissione della fattura o dal vero valore economico delle prestazioni rese ( a decorrere dalla data di emissione della nota di credito). Grazie . in Azienda non trovo risposte.

      Stefano Gardini7 ottobre 2016 / Rispondi

      Il quesito è un po’ fuori dalle mie competenze. Però come opinione direi che il calcolo interessi dovrebbe valere dall’emissione delle fatture ma per il reale valore economico delle prestazioni (detratte quindi le NC).

    michela19 novembre 2016 / Rispondi

    Un fornitore mi ha fatto una fattura riepilogativa indicante quindi i ddt. Dopo aver ricevuto la fattura il mio titolare si è accorto che invece la voleva intestata ad un’altra azienda. Il fornitore mi ha quindi emesso nota di accredito della prima fattura e emesso un’altra fattura con l’intestazione giusta facendo riferimento ai ddt intestati a questo punto con l’intestazione sbagliata. il mio titolare vorrebbe anche i ddt intestati con la nuova intestazione ma il fornitore dice che non é possibile. É vero? É sufficiente la nota di accredito? Come faccio a regolamentare il tutto? grazie

      Stefano Gardini22 novembre 2016 / Rispondi

      E’ un bel problema, che non h a una soluzione ‘banale’. L’ideale sarebbe, se possibile, lasciare i rapporti col fornitore così, e girare merce e fatture all’altra ragione sociale a pari costo. Altrimenti senza variare i DDT è un problema senza una soluzione corretta.

    Cosimo Costantino11 febbraio 2017 / Rispondi

    Buongiorno Stefano solo un piccolo chiarimento, devo emettere una nota di credito a una azienda che mi a reso delle bobine vuote,premetto che le fatture sono state pagate, il mio cliende deve ancora però pagarmi delle fatture scadute da 3 mesi, Domanda: per legge posso rifiutarmi di emettere nc se prima non ho ricevuto per differenza il saldo delle mie fatture spettanti?
    ti ringrazio anticipatamente .

      Stefano Gardini12 febbraio 2017 / Rispondi

      No, la NC va emessa, di fatto è una tua obbligazione. Il cliente anzi potrebbe accamparlo come scusa qualora tu dovessi adire le vie legali per il recupero del tuo credito.

    Cosimo Costantino11 febbraio 2017 / Rispondi

    Ho una società all’estero mi interesserebbe acquistare il vostro programma, posso immettere i dati aziendali della società estera visto che i dati P.Iva e tutto il resto sono diversi?

      Stefano Gardini12 febbraio 2017 / Rispondi

      Sì lo puoi fare.

    monica23 febbraio 2017 / Rispondi

    Buongiorno, dovrei fare una nota credito a storno parziale di una fattura per ristrutturazione con iva agevolata 10%, bb banca/posta per detrazioni. Ci sono indicazioni particolari?
    Cosa succede se il cliente ha gia fatto il bonifico della fattura?
    Grazie e BUona Giornata

      Stefano Gardini23 febbraio 2017 / Rispondi

      Fai la NC e rimborsi il cliente della parte pagata in eccesso.

    Antonio9 aprile 2017 / Rispondi

    Cosa si può fare in caso di mancato pagamento di fattura elettronica da parte di P.A?

      Stefano Gardini13 aprile 2017 / Rispondi

      Se è tutto a posto avviare azione di recupero credito, se serve anche in via legale.

    Annalisa18 luglio 2017 / Rispondi

    Buonasera
    Una società nel 2016 ha un saldo nei miei confronti di circa 25000 euro mi ha detto che ha cambiato società e gli dovrei emettere nota credito e fatturare con la nuova società ma come descrizione nella nota credito devo riportare il materiale che ho venduto, o esiste una dicitura precisa grazie

      Stefano Gardini27 luglio 2017 / Rispondi

      Occhio ai tempi e all’iva, se devi emettere note di credito dopo un anno perdi l’iva. E poi per emettere note di credito ci devono essere delle motivazioni. Nella nota di credito dovrai riportare la merce venduta.

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