Contabilità Facile Blog

• Stefano Gardini
• Fatturazione
• 12 Novembre 2018

Fattura Elettronica la Guida Completa

La Fattura Elettronica è un tema quanto mai sentito in questo finale di anno 2018, poiché, come molti sapranno, dal 1 gennaio 2019 tutte le aziende (con poche esclusioni) dovranno dotarsi degli strumenti necessari per rispondere alla normativa che prevede l’uso esclusivo della fattura elettronica anche nei rapporti tra aziende (B2B) e tra aziende e consumatori (B2C).

Per poter affrontare questa scadenza davvero molto importante è necessario organizzarsi per poter:

• creare, firmare, inviare le fatture emesse ai clienti;
• ricevere, importare e leggere le fatture dei propri fornitori.

Niente panico (e falsi miti)

In molti tutto questo sta generando ansia, quando non panico. In realtà si tratta di un obiettivo raggiungibile dotandosi di pochi e comodi strumenti di lavoro. Dopo un primo impatto iniziale sono certo che tutti troverete comodo ed efficiente il sistema di lavoro con le fatture elettroniche. Sfatiamo intanto alcuni miti circolanti sulle difficoltà da affrontare:

• Serve un software specifico. Falso, tutti quelli che supportano l’uso della fattura elettronica sono adatti.
• Per interfacciarsi col commercialista serve dotarsi del software proposto dal commercialista. Falso. Vedi la risposta precedente.
• Devo acquistare un nuovo software di contabilità costosissimo. Falso. Ci sono parecchie soluzioni economiche.
• Il Sistema di Interscambio non funzionerà bene. Noi operatori ci aspettiamo che funzioni senza (grandi) problemi.
• Dovrò spendere molti soldi per farmi fare le fatture dal commercialista. Falso. Con una spesa modesta possono essere realizzate in proprio, con grandi vantaggi.
• Devo dotarmi del codice univoco presso agenzia delle Entrate. Falso, non è strettamente necessario. Tutto funziona perfettamente anche con la sola PEC che tutte le aziende, per obbligo, hanno già da diversi anni.
• Serve una PEC nuova e diversa per inviare e ricevere le fatture elettroniche. Falso. Tutto funziona perfettamente anche usando la stessa PEC usata per le comunicazioni normali.

Alcuni operatori, anche commercialisti, hanno un po’ spaventato i propri clienti caricandoli di preoccupazioni eccessive e immotivate. Seguite questa guida. Troverete ben spiegato tutto quanto vi serve per cominciare lavorare con le fatture elettroniche. Abbiamo organizzato la guida in queste sezioni (clicca per accesso diretto):

• • Creare una fattura elettronica
  • Invio fattura elettronica tramite posta certificarta PEC
  • Invio fattura elettronica tramite portale Web
  • Ricezione fattura elettronica da fornitori
  • Conservazione della fattura elettronica
  • Regime sanzionatorio
  • Conclusioni

Creare una fattura elettronica

Ci sono varie possibilità per realizzare una fattura elettronica. Agenzia delle Entrate mette a disposizione gratuitamente sul suo sito, previa registrazione e autenticazione, un percorso guidato per realizzare una fattura elettronica. Dalla stessa pagina è anche possibile caricare ed inviare il file .xml di una fattura elettronica creata con il vostro software gestionale preferito. Qui trovate la guida online redatta direttamente dalla Agenzia.

Esistono poi tante soluzioni commerciali, sia online che offline. Il nostro Gestionale Amica è una di queste, sicuramente economica, efficace, e che offre molto più che la mera fatturazione elettronica. Dopo aver creato la fattura con uno qualunque di questi strumenti, il passo successivo è firmarla digitalmente tramite un certificato di firma qualificata. La firma è necessaria in quanto garantisce sia l’integrità delle informazioni contenute nella fattura che l’autenticità dell’identità di chi la invia. Io consiglio di dotarsi della chiavetta USB denominata Carta Nazionale dei Servizi (CNS), rilasciata dalla propria camera di commercio. Funziona bene e costa il giusto.

Una volta firmata la fattura con uno di questi strumenti, il passo successivo è l’invio (obbligatorio) al Sistema di Interscambio (SdI per semplicità). Lo SdI è di fatto l’unico “postino” autorizzato a consegnare le nostre fatture. Tutte le fatture emesse saranno così a disposizione di Agenzia Entrate, praticamente in tempo reale. Ci sono diversi modi di inviare la fattura a SdI. Noi analizzeremo solo i primi due, che sono alla portata di tutti, mentre gli altri tre sono riservati agli operatori abilitati e richiedono conoscenze e competenze tecniche adeguate.

Invio fattura elettronica tramite posta certificata (PEC)

L’invio mediante PEC è possibile per tutti, basta avere una casella di Posta Elettronica Certificata, che da alcuni anni è obbligatoria per tutte le imprese. L’utilizzo del canale PEC non presuppone alcun tipo di autorizzazione o abilitazione preventiva da parte del Sistema di Interscambio, quindi è immediata, comoda, e facile da utilizzare in quanto si tratta sostanzialmente di inviare una mail con in allegato la fattura firmata, oppure un file .zip contenente tutte le fatture, firmate singolarmente, di un periodo (una giornata, ad esempio.)

L’indirizzo PEC a cui inviare i file è il seguente: sdi01@pec.fatturapa.it.

Il messaggio, comprensivo dell’allegato, non deve superare la dimensione di 30 megabyte. Se tale limite non viene rispettato non è garantito il buon esito della trasmissione. È una dimensione normalmente sufficiente a contenere molte centinaia di fatture. Sulla casella PEC da cui è stata effettuata la trasmissione (il mittente) arriveranno le risposte prodotte da Sdi relative all’invio, con le notifiche dello scarto in caso di errore o dell’ accettazione, della consegna al destinatario, eccetera.

NOTA BENE. Con il primo messaggio di risposta SdI comunica anche l’indirizzo PEC che il mittente dovrà utilizzare da quel momento in poi per le successive eventuali comunicazioni relative alla fattura (re-invio, eccetera). Questo indirizzo PEC sarà diverso da quello che abbiamo usato nel primo invio. L’utilizzo di un indirizzo di PEC diverso da quello assegnato in questa prima risposta non garantisce il buon fine da parte di SdI.

Invio fattura elettronica via portale Web

Il Sistema di Interscambio mette a disposizione una semplice applicazione Web per inviare un file fattura xml firmato, o un file archivio (ovvero un file .zip contenente tutte le fatture in un unico invio). Per accedervi è necessario essere in possesso di credenziali Entratel o Fisconline, da richiedere online oppure all’ufficio territoriale della Agenzia delle Entrate. In alternativa occorre essere provvisti di Carta Nazionale dei Servizi (CNS) precedentemente abilitata ai servizi telematici dell’Agenzia delle Entrate, la richiesta della quale si fa online o attraverso l’Agenzia delle Entrate locale. La CNS è la stessa di cui parlavamo prima, nella sezione relativa alla firma del file fattura.

Invio fattura elettronica tramite portale Web

Il file inviato utilizzando il portale Web non deve superare la dimensione di 5 megabyte. Il soggetto che usa il canale Web per l’invio di file potrà visualizzare i file messaggio relativi al proprio invio attraverso l’applicazione Monitorare la FatturaPA, disponibile nella sezione Strumenti di questa applicazione.

Ricezione fattura elettronica da Fornitori

In modo ancora più semplice è possibile ricevere le fatture dai vostri fornitori. Se non fornirete né il codice univoco, né la PEC al vostro fornitore, lo SdI recapiterà le fatture elettroniche nella vostra area riservata sul sito della Agenzia delle Entrate. Potrete accedervi con le credenziali, o con la CNS, come spiegato nella sezione Invio via Web. Se invece il vostro fornitore indicherà nella fattura elettronica la vostra PEC, allora riceverete le fatture fornitori direttamente via mail, nella casella di posta certificata. Da uno qualsiasi dei due ambienti salverete le fatture in una cartella, e le potrete così importare nel vostro gestionale. Il Gestionale Amica è già pronto per importare e visualizzare le fatture dei vostri fornitori, disponendo del modulo Amica Fornitori o di una delle suite che lo includono. È anche possibile registrare la vostra PEC nella vostra area riservata del sito Agenzia delle Entrate: in questo modo qualsiasi fattura, anche se priva di codice univoco o PEC, sarà inviata al canale indicato, e specificamente alla vostra PEC.

Registrazione indirizzo telematico dove ricevere le fatture elettroniche

Conservazione a norma della fattura elettronica

La normativa prevede che sia mittente che destinatario di una fattura elettronica siano obbligati a conservarla digitalmente. La conservazione elettronica, tuttavia, non è la semplice memorizzazione su PC del file della fattura, ma un processo regolamentato dalla legge che offre la garanzia negli anni di non perdere mai le fatture, di averle sempre disponibili e, soprattutto, di poter recuperare in qualsiasi momento l’originale della fattura stessa.

Il processo di conservazione digitale a norma può essere fornito da operatori privati certificati, facilmente individuabili sulla rete. Tuttavia l’Agenzia delle Entrate mette gratuitamente a disposizione un servizio di conservazione elettronica a norma per tutte le fatture emesse e ricevute attraverso il Sistema di Interscambio. Tale servizio è accessibile dall’utente dalla sua area riservata del portale Fatture e Corrispettivi.  Basta attivarlo con pochi click per attivare la conservazione a norma delle fatture.  Dal solito portale Fatture e Corrispettivi, dopo aver fatto l’accesso con le vostre credenziali, accedete alla funzione di Generazione delle fatture. Qui scegliete Accedi alla sezione di conservazione:

Opzioni offerte dal Portale Web fattura elettronica

Accettate i due punti dell’accordo con la spunta, e confermate. Avete così abilitato il servizio e da questo momento potrete accedere alla conservazione a norma delle fatture fatta da Agenzia delle Entrate:

Conservazione gratuita e a norma delle fatture elettroniche direttamente sul portale Web

Il processo di conservazione richiede davvero pochi passaggi ed è semplice e rapido come spiegato anche in questa guida della Agenzia delle Entrate.

Regime sanzionatorio

Nel decreto fiscale è prevista l’attenuazione delle sanzioni per la fattura elettronica per i primi sei mesi del 2019. Questo provvedimento è pensato per ridurre gli effetti negativi dei possibili ritardi dei contribuenti, e quindi favorire un’entrata a regime più serena per tutti. E’ previsto in particolare:

• che non siano applicate sanzioni in caso di fattura elettronica emessa entro il termine di effettuazione della liquidazione periodica IVA (mensile o trimestrale);
• l’applicazione di una sanzione ridotta dell’80% se la fattura elettronica è emessa entro il termine di effettuazione della liquidazione periodica IVA (mensile o trimestrale) del periodo successivo.

Nel decreto fiscale è indicato che le medesime attenuazioni sono valide anche per il contribuente che abbia erroneamente detratto l’imposta. In particolare, il contribuente che abbia detratto l’imposta in assenza di una fattura elettronica non incorrerà in sanzioni se il documento è emesso entro i termini della propria liquidazione periodica. Sarà invece soggetto alle sanzioni, seppur in misura ridotta, se la regolarizzazione avviene entro i termini della liquidazione periodica successiva. Resta comunque sempre possibile fare ricorso al ravvedimento operoso.

Conclusioni

Agenzia delle Entrate ha pubblicato una bella guida ai suoi servizi gratuiti, che trovate qui. Se siete utenti Amica, potete approfondire e imparare tutto sulle operazioni di esportazione e importazione delle fatture elettroniche leggendo queste due guide:

• Fattura Elettronica da fornitori: come riceverla in Amica
• Fattura Elettronica verso privati e PA: come inviarla da Amica

Con questa guida penso di avervi fornito quanto serve per sfatare falsi miti e indirizzarvi nella giusta direzione, in modo che siate pronti per l’invio e la ricezione delle fatture elettroniche, usando i servizi gratuiti messi a disposizione da Agenzia delle Entrate e Sistema di Interscambio. Se poi siete utenti Amica le cose sono ancora più facili, ma questo già lo sapete.