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• Nicola Iarocci
• Fatturazione
• 29 Giugno 2014

Fatturazione Elettronica alle PA con Amica 10

10 Ottobre 2018: la versione aggiornata di questo articolo è disponibile sul sito di Supporto di Amica Fatturazione.

La versione 2.11 di Amica 10 include il supporto per la Fatturazione Elettronica alla Pubblica Amministrazione. Come già anticipato nell’articolo precedente, al quale vi rimandiamo per i dettagli legislativo/burocratici, in questa prima fase la fatturazione elettronica interessa tutti i soggetti che hanno rapporti economici con Ministeri, Agenzie fiscali ed enti nazionali di previdenza, i quali non possono più accettare fatture emesse in forma cartacea.

Questo aggiornamento è gratuito per tutti i nostri clienti ed è disponibile come download opzionale dalla nostra pagina di Supporto. In questo articolo offriamo una panoramica su come effettuare la Fatturazione Elettronica in Amica 10.

Compilazione Fattura Elettronica per la Pubblica Amministrazione

In termini pratici le fasi di compilazione, emissione e salvataggio di una fattura per la pubblica amministrazione rimangono identiche al passato. In Amica continueremo a creare le fatture come abbiamo sempre fatto, salvandole ed emettendole usando le solite procedure a cui siamo abituati.

C’è di nuovo che, per i documenti che sono esportabili verso la PA (fatture differite; fatture accompagnatorie; fatture di acconto; fatture professionisti; ricevute fiscali; note di credito; note di debito), è ora disponibile una nuova scheda PA:

La nuova scheda per l’esportazione delle fatture elettroniche verso la PA

Questa scheda consente di inserire le informazioni relative alle gare e contratti con la Pubblica Amministrazione. Sebbene questi codici siano formalmente opzionali, in realtà nella stragrande maggioranza dei casi almeno Codice CUP e Codice CIG si renderanno necessari (vedi Convalida della Intestazione qui di seguito).

Esportazione delle fatture per la Pubblica Amministrazione

La novità consiste nel fatto che dalla versione 2.11 di Amica è possibile esportare una o più fatture in un file esterno. Questo file è compatibile con le specifiche tecniche emanate dalla Pubblica Amministrazione ed è già pronto per l’apposizione della firma elettronica (necessaria affinché il soggetto emittente sia identificabile con certezza) e quindi per la consegna alla PA secondo i canali predisposti.

Esportare uno o più documenti alla volta

E’ importante tenere presente che ogni Fattura Elettronica (il file generato con la procedura di esportazione che stiamo apprendendo) può contenere uno o più documenti (fatture generate in Amica) a patto che tutti condividano lo stesso destinatario (o Cessionario/Committente secondo il gergo adottato dalla PA), ovvero lo stesso ufficio della PA. Se necessario potremo quindi raggruppare in un solo file più fatture Amica destinate allo stesso ufficio. E’ questo il motivo per cui il comando di esportazione delle fatture verso la PA è disponibile nella finestra elenco fatture. Ciò ci consente di selezionare più di un documento per l’esportazione.

Intestazione della Fattura Elettronica

Ogni fattura elettronica è costituita da due parti distinte. La prima è una Intestazione comune a tutti i documenti inviati. Contiene le informazioni necessarie ad individuare il mittente (Cedente/Prestatore), l’ufficio PA destinatario (Cessionario/Commitente) e altre informazioni comuni a tutti i documenti allegati. La seconda parte è invece l’insieme dei documenti veri e propri, elencati uno di seguito all’altro. Amica è in grado di compilare questa seconda parte in maniera autonoma, per cui nessun intervento è necessario da parte nostra. Tuttavia per quanto riguarda la Intestazione è possibile che sia necessario intervenire per integrarne i dati.

Procedura di Esportazione della Fattura Elettronica

1. Selezione dei documenti da esportare

Questa fase è molto semplice. Cliccate su uno o più documenti che volete esportare nella fattura elettronica (se necessario usate il tasto MAIUSC per attivare la multi selezione). Ricordate che potete inviare più documenti solo se sono tutti indirizzati allo stesso destinatario (altrimenti vi verrà segnalato un errore).

2. Avviare esportazione della fattura elettronica.

Coi documenti già selezionati fate click sul menu Esporta, quindi selezionate la voce Esporta Fattura Elettronica (in figura).

Il comando Esporta Fattura Elettronica pronto per essere attivato con un click dopo che due fatture sono state selezionate per l’esportazione.

3. Compilazione della Intestazione

A questo punto si aprirà la finestra che consente di compilare la intestazione della nostra fattura elettronica. Per quanto possibile, basandosi sui dati contenuti nei documenti selezionati per l’esportazione, Amica pre-compilerà l’intestazione per noi.

La finestra di compilazione della Intestazione della Fattura Elettronica

Tuttavia è probabile che sia necessario integrare queste informazioni poiché l’intestazione della fattura elettronica, così come progettata dagli uffici tecnici della PA, può essere in alcuni casi molto ricca di informazioni. Nella fase di compilazione potete passare da una scheda all’altra e inserire/aggiornare i dati necessari nell’ordine che desiderate.

Convalida della Intestazione

Una scheda a cui prestare attenzione è quella di Convalida. Esiste una quantità di regole di convalida le quali, se non rispettate, comporterebbero il rifiuto del documento da parte della PA. Per questo motivo abbiamo pensato di includere una funzione di verifica e controllo dello stato di validità della intestazione. Basta premere il pulsante Convalida per ottenere una lista degli eventuali problemi da risolvere. Man mano che intervenite correggendo i problemi potete tornare su questa scheda per verificare che tutto sia a posto. Non preoccupatevi: Amica ricorderà le impostazioni tra una esportazione e l’altra, quindi ben presto questa fase di compilazione della Intestazione diventerà rapida e relativamente indolore (vedi anche Considerazioni sulla compilazione della Intestazione).

Nota bene: può capitare che malgrado la convalida non riscontri errori formali la fattura venga scartata ugualmente dalla PA. Questo può succedere per diverse ragioni, principalmente perché alcune informazioni sono formalmente opzionali (secondo le specifiche tecniche emanate della stessa PA) ma diventano necessarie in alcune situazioni. Ad esempio, come già detto i vari codici gara e contratto disponibili nella scheda PA del documento sono formalmente opzionali quindi la loro eventuale assenza non verrà segnalata con un errore di convalida. Potrebbe capitare che in seguito, una volta consegnata la fattura alla PA, quest’ultima venga respinta perché, in realtà, questi campi sono in realtà necessari per il documento (poiché fa effettivamente riferimento a una gara o contratto). In realtà l’obbligo di riportare questi codici nelle fatture relative a gare e contratti esiste già da tempo, quindi questo inconveniente non dovrebbe capitarvi perché siete già abituati a riportarli (solo che fino a oggi inserivate questi codici come descrizione libera nel corpo fattura).

4. Creazione del file di Fattura Elettronica

Una volta completata la compilazione premete il tasto OK. Se non ci sono errori formali (che verranno eventualmente riportati nella scheda di Convalida) la vostra fattura elettronica verrà finalmente esportata da Amica (che si occuperà di aggiungere alla intestazione i documenti selezionati). Il file esportato avrà nome IT<partita_iva>_<progressivo>.XML dove partita_va è la vostra Partita IVA e progressivo è il valore del campo Progressivo Invio della intestazione (vedi sotto). Per la vostra massima comodità Il file verrà salvato direttamente sul Desktop (Scrivania).

Considerazioni sulla compilazione della Intestazione

Dei tanti campi disponibili nella Intestazione di una Fattura Elettronica desideriamo soffermarci su due in particolare: Progressivo Invio e Codice Ufficio PA, entrambi presenti nella scheda Dati Trasmissione della finestra Intestazione.

Progressivo Invio. Questo campo deve essere necessariamente un “numero progressivo univoco, attribuito dal soggetto che trasmette, relativo ad ogni documento fattura inviato”. Attenzione dunque a non fare confusione: non si tratta del numero documento così come inteso normalmente in Amica (quello assegnato ad ogni fattura per intenderci), ma del numero progressivo che identifica ogni invio alla PA. Poiché come abbiamo visto è possibile eventualmente allegare più fatture ad ogni invio, queste due numerazioni sono necessariamente, e totalmente, indipendenti. Poiché il progressivo invio deve essere univoco e progressivo Amica tenta di gestire questa seconda numerazione per voi proponendo il numero 1 (uno) per la prima esportazione, incrementandolo automaticamente ai successivi invii. E’ importante tuttavia che sappiate che, se necessario, potete adottare una numerazione differente (anche contenente caratteri alfanumerici). Questo numero è importante anche perché viene a costituire l’unica parte variabile del nome del file che contiene la fattura elettronica. Questo significa che se esportate una fattura con un Progressivo Invio già usato in precedenza è molto probabile che andrete a sovrascrivere un documento precedente. Fate attenzione dunque!

Codice Ufficio PA. Questo campo esprime il “codice dell’ufficio dell’amministrazione dello stato destinatario della fattura, definito dall’amministrazione di appartenenza come riportato nella rubrica ‘Indice PA'”. Si tratta insomma di un codice univoco che identifica l’ufficio destinatario delle vostre fatture. E’ un codice di cui dovete essere in possesso altrimenti non potete emettere fattura. Il sito Indice delle Pubbliche Amministrazioni vi darà tutti i riferimenti necessari. Per agevolare la compilazione di questo campo abbiamo aggiunto l’informazione nelle schede Anagrafiche di Amica (vedi figura).

Ogni scheda Anagrafica dispone del campo Codice Ufficio PA utile a velocizzare l’esportazione della Fattura Elettronica.

Se dunque aggiornate le schede anagrafiche degli uffici PA con il rispettive Codice Ufficio non dovrete poi preoccuparvi, in fase della compilazione della Intestazione, di re-inserire questa informazione ad ogni esportazione.

Operazioni IVA non imponibili e Fattura Elettronica

Per quanto riguarda eventuali operazioni IVA non imponibili, la Fattura Elettronica prevede che ne venga dichiarata la loro “natura” in maniera esplicita, selezionando una delle voci incluse in apposita una tabella denominata Natura. Per agevolare questa operazione e renderla del tutto automatica abbiamo provveduto ad aggiungere il campo Natura alla tabella della Causali IVA.

Le causali IVA non imponibili usate per la fatturazione PA dovranno necessariamente riportare la Natura della non-imponibiltà.

Se siete tra coloro che applicano causali IVA non imponibili alla PA dovrete aver cura di indicare la Natura della causale IVA usata nei documenti, in maniera che quest’ultima possa essere correttamente impostata nel documento elettronico.

Pagamenti in Fattura Elettronica

A partire dalla versione 2.12.01 è supportata l’esportazione dei Dati di Pagamento nella Fattura Elettronica. Anche in questo caso la PA ha predisposto una tabella di codici di pagamento specifica, si rende dunque necessario abbinare i codici PA con le Modalità di Pagamento gestite nella vostra azienda in Amica. Questa procedura non è necessaria per le aziende nuove, quelle create in Amica successivamente alla installazione della v2.12.01.

Per le aziende già esistenti, se si desidera che i Pagamenti indicati in fattura vengano esportati in Fattura Elettronica, sarà necessario impostare gli abbinamenti. Vi propongo gli abbinamenti predefiniti che abbiamo impostato per le nuove aziende. Potete usarli come riferimento per abbinare quelli della vostra azienda:

In figura vediamo come alla modalità Contanti sia stato abbinato il Codice PA “Contanti MP01”.

Ricordate in fase di fatturazione di applicare le modalità di pagamento che avete abbinato ai codici PA, altrimenti la fattura elettronica non potrà contenere i dati di pagamento (i quali, pur essendo opzionali, sono richiesti da molte amministrazioni pubbliche).

Ricordiamo infine che solo le fatture emesse (Stato = “Emessa”) dispongono dei relativi pagamenti (Scadenze Clienti) ad esse collegati. Se esportate una fattura ancora in stato di “Bozza” non troverete, nella corrispondente Fattura Elettronica, le informazioni relative ai Dati di Pagamento.

Liberi Professionisti e Fattura Elettronica

I liberi professionisti che applicano una ritenuta sono tenuti a indicare la causale di pagamento, quella del modello 770. Per questo motivo abbiamo aggiunto il campo Causale Modello 770S alla Preferenze aziendali (scheda Documenti).

Nel caso di Ritenuta è necessario indicare la Causale indicata nel modello 770S

Ciò consente di indicare questo valore una-tantum; Amica si occuperà poi di inserirlo in ogni fattura elettronica.

Considerazioni sulla Installazione dell’aggiornamento

Potrebbe capitare che durante l’installazione dell’aggiornamento venga segnalato che è necessario scaricare e installare un nuovo componente, il .NET Framework 4.0. Confermate senza timori download e installazione del componente: si tratta di un aggiornamento indispensabile al funzionamento di Amica. E’ anche possibile che al termine dell’installazione vi venga chiesto di riavviare il computer.

Come sempre vi ricordiamo che prima di effettuare l’installazione di un aggiornamento è necessario interrompere il lavoro su tutte le postazioni. Non solo. E’ anche necessario che tutti gli Amica aperti vengano chiusi, anche se l’aggiornamento riguarda una sola postazione.

Questo è tutto. Il file così generato andrà in seguito firmato elettronicamente e consegnato alla pubblica amministrazione secondo i canali previsti.