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• Stefano Gardini
• Fatturazione, Guide
• 22 Giugno 2011

Fatturazione Elettronica e Fattura Telematica – Primi Passi

I termini Fatturazione Elettronica e Fattura Telematica vengono spesso usati impropriamente, in quanto considerati sinonimi. In realtà le differenze tra questi due sistemi di fatturazione sono sostanziali, tanto che i contesti in cui è consigliabile adottarli sono assai diversi.

In questo articolo vediamo le caratteristiche intrinseche della Fatturazione Elettronica (incluso lo scambio dati elettronico – EDI) e della Fattura Telematica, mettendo in luce similitudini e differenze e fornendo qualche consiglio pratico.

Fatturazione Elettronica

La fattura elettronica è definita come una fattura in formato digitale contenente il riferimento temporale (data) e la firma digitale (che garantisce autenticità e integrità) del soggetto che l’ha emessa. Il documento viene inviato in formato elettronico al cliente, il quale la potrà conservare senza averne una copia cartacea.

Di fatto la fattura elettronica è un documento che viene creato, trasmesso e conservato, sia da chi la emette sia da chi la riceve, solo in formato elettronico. Affinchè la fattura sia considerata elettronica dal cliente è obbligatorio un accordo formale tra emittente e destinatario. Le fatture elettroniche saranno valide solo se conservate in formato digitale.

Le fatture elettroniche devono sottostare anche alla chiusura del processo di conservazione con periodicità massima quindicinale. Nell’azienda deve essere nominato un responsabile della conservazione il quale deve ‘cristallizzare’ l’archivio delle fatture elettroniche emesse e/o ricevute nel periodo, firmando in modo digitale e apponendo un datazione fissa ed immodificabile.

A causa dei suoi adempimenti piuttosto onerosi il sistema della fatturazione elettronica è adottato quasi esclusivamente dalle grandi aziende. Le piccole ed a volte le medie aziende, pur attratte dalla possibilità di eliminare i supporti cartacei, hanno difficoltà ad implementare l’intero ciclo di mantenimento del sistema.

Lo scambio dati via EDI

Il sistema di scambio elettronico EDI (Electronic Data Interchange) è un altro e diverso sistema di conservazione dei documenti. EDI è uno standard di codifica elettronica delle fatture, in uso principalmente nelle grandi e medie aziende, che permette l’interscambio dei dati di fatturazione tra aziende che hanno procedure software adeguate a gestire il protocollo.

Nella normativa sulla fatturazione elettronica i dati relativi alle fatture trasmessi attraverso sistemi EDI possono essere considerati fatturazione elettronica anche senza l’apposizione di una firma digitale e del riferimento temporale certificato ed immodificabile. L’unica condizione è che i sistemi di trasmissione dati rispettino la Raccomandazione 94/820/CE, cioè garantiscano l’autenticità dell’origine e offrano la garanzia di integrità del contenuto. Anche per la trasmissione in formato EDI  è necessario stipulare l’accordo con i clienti/fornitori per la fatturazione elettronica.

A mio giudizio anche la fatturazione elettronica con il protocollo EDI, pur risultando più semplice e flessibile del precedente metodo, non ne supera i limiti (cristallizzazione dell’archivio, responsabile della conservazione ecc…), continuando a rimanere appannaggio delle grandi imprese. Uno dei motivi per l’adozione del protocollo EDI è l’importanza che alcuni grandi clienti danno a questo standard. Si pensi alla grande distribuzione generalista o settoriale, oppure imprese di grandi dimensioni. Molte di queste realtà impongono di fatto l’adozione del sistema EDI ai loro fornitori.

Per le piccole imprese, salvo casi eccezionali, il sistema per migliorare la circolazione dei documenti è l’utilizzo della cosiddetta Fattura Telematica, che vediamo di seguito.

Fattura Telematica

Come regola generale le fatture devono essere consegnate o spedite al Cliente il giorno della loro emissione (data fattura). La risoluzione 30.1.1986, n° 360879 prevede la possibilità che l’originale della fattura possa venir stampato dal  cliente, così come la risoluzione del 19.7.1988 n° 571134 consente l’utilizzo della posta elettronica per la consegna delle fatture.

Attraverso queste due risoluzioni quindi è possibile inviare le fatture via Posta Elettronica nel perfetto rispetto della normativa. Un’altra circolare specifica che sono valide le fatture trasmesse attraverso i telefax secondo le risoluzioni dell’Agenzia delle Entrate (tra le più recenti la n. 107/E del 4 luglio 2001 e la 202/E del 4 dicembre 2001).

Tutto questo si rifà comunque alla fatturazione ‘cartacea’ in quanto le regole per la cosiddetta ‘fatturazione elettronica’ sono diverse e prevedono sistemi di invio e conservazione ‘sicuri’ e codificati in apposite circolari. In questo modo la piccola impresa riesce a ridurre i costi e gli oneri della consegna delle fatture e/o di duplicati delle stesse, mantenendo semplicità operativa, assoluta flessibilità e nessun costo. La Fattura Telematica è senz’altro un passo alla portata di tutte le piccole imprese.

Spedire una fattura via eMail

Naturalmente il nostro programma di fatturazione Amica 10 supporta l’invio per eMail di Fatture, DDT, note di credito ecc, sia in formato PDF che in uno dei tanti formati immagine standard (GIF, TIFF, JPG ecc.). Qui vi proponiamo un filmato preparato dai ragazzi del supporto tecnico, mentre per un approfondimento potete consultare l’apposita pagina sulla fatturazione via email.

Guide Pratiche alla Fatturazione pubblicate

• Guida Pratica al Documento di Trasporto (DDT)
• Guida Pratica alle Fatture Professionisti e Parcelle
• Guida Pratica alla Fattura Pro Forma
• Guida alla Prima Fattura: Gli Elementi di Base