Contabilità Facile Blog

• Stefano Gardini
• Contabilita, Guide
• 3 Novembre 2014

Fatture e Pagamenti Fornitori – Guida Pratica alla Contabilita

In questo articolo andremo ad analizzare le scritture relative alle operazioni del cosiddetto Ciclo Passivo, ovvero gli adempimenti fornitori; vedremo come registrare le fatture ricevute e come gestire i pagamenti in acconto ed a saldo.

Registrazione di una fattura di acquisto

Quando acquistiamo merce o servizi da un Fornitore, riceviamo la relativa fattura che certifica fiscalmente l’operazione e ne rappresenta il corrispettivo. Nella tenuta di una contabilità la fattura va registrata e protocollata in modo analogo a quanto avviene per le fatture emesse.

Partiamo vedendo come va effettuata la registrazione di una fattura di acquisto in cui abbiamo ricevuto solo merce dal Fornitore: utilizzeremo quindi un unico conto ricavi. Supponiamo di ricevere una fattura per acquisto merce con imponibile €500,00 ed IVA 22%. Vediamo come compilare la relativa Registrazione Contabile:

L’imponibile viene imputato al conto acquisti MERCI DA RIVENDERE; l’imposta al conto IVA ACQUISTI ed infine il totale fattura lo assegnamo a credito del fornitore in quanto rappresenta ciò che siamo tenuti a pagargli per saldare il debito. Come sempre prima della descrizione dei conti viene riportato il numero del conto nel piano dei conti di riferimento, allegato al primo articolo della serie e che utilizzeremo per tutto il corso. Vediamo ora la stessa registrazione direttamente in Amica 10:

Registrazione di una fattura di acquisto di sole merci

Procediamo con una fattura relativa ad un acquisto più articolato, che contiene acquisti di merce da rivendere, prestazioni di servizi e spese di trasporto. La registrazione differisce di poco, rimanendo semplice e comprensibile, ma svolge un compito sostanziale, quello di ripartire i costi sui conti che realmente rappresentano le spese effettuate.

Ed ecco la registrazione in Amica 10.

Registrazione di una fattura di acquisto che include servizi e spese

In situazioni reali le registrazioni possono anche diventare più complesse, con molte righe per ogni fattura di acquisto. Come per le fatture emesse nell’articolo precedente anche in questo caso faccio un esempio per essere più chiaro.

Supponiamo di avere una officina di riparazione auto che dal suo fornitore multi-marca acquista molti pezzi di ricambio. La fattura è spesso unica e include molti ricambi di marche diverse. Vogliamo registrarli in contabilità separatamente al fine poter fare precise analisi di bilancio a fine anno. A questo punto il piano dei conti sarà più dettagliato, come qualcosa del genere:

Quella che vediamo è una struttura perfettamente plausibile e regolare: permette con facilità di ricavare dal bilancio i costi sostenuti per gli acquisti dei pezzi di ricambio delle varie marche. Recuperando i dati di vendita dalla sezione RICAVI sarà possibile rilevare con semplicità il margine lordo tra gli acquisti e le vendite per ogni marca ed i rapporti fra di loro, capendo rapidamente dove si guadagna di più e dove di meno. Lascio a ognuno voi analizzare la vostra azienda e scegliere la suddivisione corretta sulla base delle informazioni che volete ricavare e del dettaglio che volete ottenere. E’ molto importante da un lato avere un dettaglio sufficiente a tenere l’azienda sotto controllo, dall’altro stare attenti a non eccedere in una eccessiva frammentazione che non darebbe utili informazioni costringendo l’operatore contabile ad un lavoro lungo e costoso in termini di risorse.

Registrazione del pagamento a fornitore

Vediamo come registrare il pagamento della prima fattura, immaginando di saldarla con Bonifico Bancario diretto e in un’unica soluzione:

Con questa registrazione chiudiamo il ciclo del fornitore: una registrazione in Avere per €610,00 per la fattura ricevuta che genera il nostro debito verso di lui, quindi una in Dare, sempre per €610,00, al momento del pagamento portando il saldo contabile del fornitore a zero. Si crea inoltre un debito verso la banca per €610,00, ciò che riduce le disponibilità dell’Azienda e va a far parte delle Passività Patrimoniali (riduzione delle Attività).

Registrazione contabile di pagamento a fornitore

Ora prendiamo in esame la seconda fattura ricevuta, e supponiamo di pagare in contanti una prima tranche e saldare successivamente pagando con Ricevuta Bancaria che il fornitore ha emesso nei nostri confronti. Ecco il pagamento in contanti, prelevati dalla cassa contanti:

Registrazione acconto a mezzo contanti

Segue il pagamento della ricevuta bancaria per l’importo residuo della fattura:

Registrazione contabile del saldo a mezzo ricevuta bancaria

NOTA BENE: il pagamento di una RiBa, diversamente da quanto avviene per l’incasso, risulta, dal punto di vista contabile, del tutto simile ad un pagamento a mezzo Bonifico Bancario o assegno: una semplice registrazione di addebito in banca.

Una occhiata al Bilancio aziendale

A partire da questo articolo alla fine delle registrazioni analizzeremo il bilancio, che comincia a prendere pian piano forma, per valutare l’impatto sui conti delle operazioni registrate, anche perché il bilancio risulta più semplice e meglio comprensibile di qualsiasi altra visualizzazione. In questo modo prenderemo anche dimestichezza con le due sezioni contrapposte, lo Stato Patrimoniale (Attività e Passività) e il Conto Economico (Costi e Ricavi).

Dopo queste registrazioni i saldi dei vari conti movimentati sono i seguenti (tenute presenti anche le movimentazioni dell’articolo precedente).

Conto Economico

Il Conto Economico dopo le registrazioni contabili

Nel Conto Economico, sezione Costi, vediamo rappresentati i costi sostenuti e certificati dalle due fatture che abbiamo registrato: l’acquisto di merci da rivendere, il trasporto e la manutenzione. Dall’altra parte, sezione Ricavi, troviamo invece le registrazioni delle vendite dell’articolo precedente. Dal calcolo algebrico delle due sezioni viene ricavato l’utile. Parleremo in un successivo articolo, quando avremo un bilancio più complesso e completo, di come si analizza un bilancio.

Stato Patrimoniale

Lo Stato Patrimoniale aggiornato con le ultime registrazioni

Nello Stato Patrimoniale, Sezione Attività, troviamo subito qualcosa che si fa notare: il saldo della Banca Popolare è negativo. Questo significa che al momento, come si dice, siamo sotto in banca. Notiamo però che abbiamo un importo più elevato nelle Disponibilità liquide quindi nulla di allarmante, si tratterà solo di equilibrare le due situazioni: lo faremo successivamente. Un’altra cosa importante da notare è il saldo del mastro Erario – Iva che, fra Iva Acquisti (a credito) e Iva Vendite (a debito) ha un saldo di €176,00: anche qui vedremo più avanti il suo significato e come gestire questo importo.

Questo articolo termina qui. Al prossimo appuntamento parleremo della emissione RiBa verso clienti prendendo in esame tutti i vari aspetti e le problematiche connesse, che sono molte, articolate ed anche piuttosto complesse, per cui probabilmente suddivideremo l’argomento in due diverse puntate.

Come orma abitudine vi mettiamo a disposizione l’archivio dell’azienda usata per il corso così, se siete utenti Amica 10, potete scaricarla e consultarla. Di seguito vi ricordo gli articoli precedenti della serie.

• La nostra Guida Pratica alla Contabilità
• Il Piano dei Conti
• Emissione e Incasso Fatture Clienti

Alla prossima!