Contabilità Facile Blog

• Stefano Gardini
• Contabilita
• 5 Febbraio 2015

Registrazione delle Note di Credito Fornitori

Dopo aver parlato delle Note di Credito emesse ai clienti, in questo articolo vediamo come gestire contabilmente le Note di Credito ricevute dai fornitori. Come potete immaginare le similitudini con l’articolo precedente relativo alle Note di Credito emesse ai clienti sono molte, ma ci sono anche alcune differenze, che vedremo man mano che si succedono le spiegazioni e le registrazioni.

Quando un fornitore emette Nota di Credito?

Un fornitore emette nota di credito quando, in base agli accordi contrattuali, una o più delle fatture emesse deve subire una diminuzione dell’imponibile o anche della sola IVA. Questo di norma avviene sulla base di errori di fatturazione, di mancati sconti o di accordi contrattuali vari, spesso relativi ai tempi di pagamento. Di seguito una lista di casistiche reali per cui un fornitore può emettere una nota di credito.

• Caso in cui in fattura venga riportato per errore un prezzo e/o una quantità di prodotto errati; in questo caso rientra anche l’applicazione di un errato sconto che rende il prezzo diverso da quanto pattuito.
• Caso in cui, a seguito di spedizione, la merce arrivi in quantità diversa da quella indicata nei documenti o danneggiata.
• Caso di fatturazione di merce diversa per natura e tipo da quanto ordinato (e quindi soggetta a reso).
• Restituzione di prodotti fatturati ma aventi contrattualmente il diritto di reso, se fatto nei termini previsti.
• Caso in cui intervengano condizioni contrattuali non presenti al momento della fatturazione. Un esempio pratico può essere questo: è previsto un pagamento a 90gg fine mese ed uno sconto in caso di pagamento entro 5 giorni dalla ricezione del 2%. Se la fattura viene emessa con il pagamento lungo poi si paga entro i 5gg dovrà essere riconosciuto lo sconto con nota di credito.
• Quando, a seguito di procedure legali, il vostro debito venga ridotto dal giudice.
• Il caso di nota di credito di sola IVA: viene emessa quando ad esempio il fornitore fattura con IVA al 22% prodotti che andavano fatturati al 10% o addirittura in esenzione, pur avendo il prezzo imponibile corretto. Può succedere in campo immobiliare con le ristrutturazioni ad esempio.
• …e molto altro ancora.

L’elenco non vuole essere esaustivo ma rappresentare una indicazione di alcuni casi frequenti in cui le Note di Credito vengono emesse. Serve anche a dare un’indicazione di quando la si deve richiedere (e a volte pretendere) dal fornitore. Come riferimento le Note di Credito sono regolate dall’art. 26 del DPR n. 633/72 (Legge IVA), per dettagli potete riferirvi all’articolo precedente di questo corso: le regole esposte lì sono valide anche per le note di credito emessa dai nostri fornitori. Inoltre, per approfondire l’argomento, nel blog c’è un articolo molto dettagliato sul tema.

Registrazione di Nota di Credito ricevuta dal Fornitore

Vediamo il primo esempio pratico, ovvero come registrare una Nota di Credito ricevuta da fornitore. Supponiamo di aver ricevuto una Nota di Credito dal fornitore relativamente alla sua fattura 213 del 03/01/2014 per un mancato sconto di €200,00 di imponibile su merci fornite. Riceveremo quindi la Nota di Credito e la registreremo in questo modo:

Registrazione di una Nota di Credito ricevuta

Come si rileva immediatamente dalle scritture, il conto dei costi per l’acquisto di Merci da Rivendere diminuisce di €200,00 che vengono detratte come recupero del mancato sconto; l’IVA acquisti diminuisce di €44,00 ed il debito verso il fornitore scende dell’importo complessivo della Nota di Credito, cioè €244,00. La registrazione della Nota di Credito ottiene quindi l’effetto voluto, correggere i valori caricati nei conti movimentati al momento della registrazione della fattura.

Il credito che deriva dalla Nota di Credito di un fornitore può essere chiuso contabilmente in due diversi modi, anche tenendo conto degli accordi contrattuali che abbiamo stipulato: il fornitore può saldare il suo debito effettuando il pagamento integrale della Nota di Credito, oppure il credito può essere compensato con un nostro debito di entità uguale o superiore, pagando l’eventuale differenza.

Vediamo la registrazione nel primo caso, semplice dal punto di vista contabile, in cui il fornitore ci paga la Nota di Credito, ipotizziamo con bonifico. La registrazione è equivalente ad un saldo ricevuto da un cliente, la normale rilevazione di un accredito bancario.

Registrazione semplice del pagamento di una nota di credito ricevuta da fornitore

Con questa registrazione evidenziamo l’entrata di denaro in banca e chiudiamo il debito del fornitore nei nostri confronti; il mastrino del fornitore risulterà quindi allineato e coerente, riportando il saldo della nota di credito che lui ha emesso.

Il saldo per compensazione può essere elaborato in due modi, registrando semplicemente un pagamento da parte nostra di una differenza tra una fattura di importo superiore del fornitore e l’importo della sua Nota di Credito, oppure registrando in modo separato (e quindi più dettagliato) l’evidenza dei due importi concorrenti a costituire l’importo oggetto del pagamento.
Dal punto di vista della chiarezza contabile è assolutamente preferibile la seconda soluzione, in quanto rende immediatamente evidente quanto successo, cioè che abbiamo saldato un importo inferiore al valore della fattura come compensazione tra debiti e crediti.

Per vedere le due diverse tipologie di registrazione dobbiamo inserire nel mastrino del nostro fornitore una fattura di importo superiore alla nota di credito, in modo da poter effettuare la compensazione. Registriamo quindi una fattura di acquisto merci per €500,00 + IVA (riferirsi all’articolo sulle fatture ricevute dai fornitori per i dettagli della registrazione). Ora il nostro fornitore vanta un credito di €610,00 per la fattura ed un debito di €244,00 per la Nota di Credito, pari ad un saldo a suo favore di €366,00. Partendo da qui vediamo ora le due diverse tipologie di registrazione.

Registrazione semplice dell’incasso

Registrazione semplice dell’incasso di una nota di credito fornitore

Registrazione con evidenza degli importi

Registrazione all’incasso, con evidenza degli importi di una nota di credito fornitore

Tutti possono notare che nel secondo esempio, pur entrando in banca sempre l’importo corretto, gli importi compaiono separati ed evidenziati nel mastrino del fornitore e di conseguenza anche nel libro giornale. Il vantaggio di chiarezza di questa seconda modalità mi pare evidente, soprattutto se abbinato alla possibilità offerta da molti gestionali moderni, ed anche dal nostro Gestionale Amica, di annotare in ogni riga relativa al fornitore gli estremi (numero e data) del documento a cui quell’importo fa riferimento.

Con questo articolo si chiude la parte relativa alle Note di Credito cominciata con l’articolo precedente. Come avrete notato, un argomento abbastanza semplice e apparentemente banale si è rivelato piuttosto complesso, ricco di diverse scelte e possibilità, tutte legalmente accettabili ma con diversi risvolti nell’ambito della chiarezza e delle buone pratiche per la redazione del libro giornale e del relativo bilancio.

Come spesso succede in contabilità ci sono molti modi di fare la stessa cosa; alcuni hanno dei vantaggi a volte meramente estetici, a volte rilevanti quando non decisivi dal punto di vista gestionale. Un buon contabile deve sempre conoscere le varie opportunità ed utilizzare quelle che meglio si adattano alle esigenze dell’azienda per cui sta tenendo la contabilità; tutto questo tenendo ben presente l’esigenza di mantenere un corretto equilibrio tra linearità, semplicità e chiarezza. In ogni occasione in cui mi è possibile, come già fatto in questi articoli, presenterò le diverse possibilità, in modo da lasciare ad ognuno la possibilità di scegliere il vestito che meglio gli si adatta.

Come al solito potete scaricare l’archivio della nostra azienda di esempio aggiornato con le scritture contabili di questa puntata. Gli utenti del nostro programma di fatturazione e contabilità che potranno usarlo per consultazione e/o sperimentazione.

Infine, ecco gli articoli precedenti della serie:

• La Guida Pratica alla Contabilità
• Il Piano dei Conti
• Emissione e Incasso Fatture Clienti
• Fatture e Pagamenti Fornitori
• Emissione RiBa al dopo incasso
• Emissione RiBa Salvo Buon Fine
• Registrazione di Movimenti con Casse e Banche
• Emissione Note di Credito Clienti con saldo o compensazione

Alla prossima!